Для корректной работы подсистемы управления данными во внешней памяти необходимо поддерживать информация, которая используется только этой подсистемой и не видна подсистеме языкового уровня. Набор структур служебной информации зависит от общей организации системы, но обычно требуется поддержание следующих служебных данных:
Внутренние каталоги, описывающие физические свойства объектов базы данных, например, число атрибутов отношения, их размер и, возможно, типы данных; описание индексов, определенных для данного отношения и т.д.
Описатели свободной и занятой памяти в страницах отношения. Такая информация требуется для нахождения свободного места при занесении кортежа. Отдельно приходится решать задачу поиска свободного места в случаях некластеризованных и кластеризованных отношений (в последнем случае приходится дополнительно использовать кластеризованный индекс). Как мы уже отмечали, нетривиальной является проблема освобождения страницы в условиях мультидоступа.
Связывание страниц одного отношения. Если в одном файле внешней памяти могут располагаться страницы нескольких отношений (обычно к этому стремятся), то нужно каким-то образом связать страницы одного отношения. Тривиальный способ использования прямых ссылок между страницами часто приводит к затруднениями при синхронизации транзакций (например, особенно трудно освобождать и заводить новые страницы отношения). Поэтому стараются использовать косвенное связывание страниц с использованием служебных индексов. В частности, известен общий механизм для описания свободной памяти и связывания страниц на основе B-деревьев.